Panduan Jitu Mengatur Struktur Organisasi Biro Arsitektur
Sebuah
biro arsitekur pasti memiliki staf yang bekerja di dalamnya. Semakin besar
sebuah biro arsitektur, maka akan lebih banyak pula staf yang dimilikinya. Pada
biro yang sudah berukuran besar, pekerjaan masing-masing staf juga akan semakin
spesifik. Semua staf yang ada dalam biro arsitektur, baik jumlahnya sedikit
atau banyak, tetap harus diorganisasikan. Dengan membuat sebuah struktur
organisasi, setiap staf akan memahami tugas pokoknya masing-masing sehingga overlapping pekerjaan dapat diminimalisir
dan kinerja biro akan semakin efektif. Selain itu dengan adanya struktur
organisasi, jalur koordinasi dan garis komando antar staf dalam biro juga akan
semakin jelas.
Dalam
menentukan struktur organisasi yang tepat dalam biro arsitektur, ukuran dan
jumlah staf menjadi bahan pertimbangan utama. Biro dengan jumlah staf yang lebih
banyak pasti membutuhkan organisasi yang lebih kompleks daripada biro dengan
jumlah staf sedikit. Menurut buku Architect:
A Candid Guide to the Profession karya Roger K. Lewis, arsitek biasanya
membuat organisasi biro melalui dua basis yaitu:
1. Rank-Based
Organisasiyang disusun dengan cara rank-based
biasanya digunakan oleh biro yang sudah cukup besar dengan jumlah staf lebih
banyak. Organisasi rank-based ini
tersusun berdasarkan hirarki peran dari yang paling atas hingga paling bawah. Sebagai
contoh, biro dikepalai oleh seorang founder
yang menjadi arsitek prinsipal di hirarki paling atas. Kemudian di bawah
arsitek prinsipal terdapat partner-partner yang digandeng oleh arsitek
prinsipal. Biasanya masing-masing partner ini memegang peran yang berbeda-beda.
Di
bawah partner kemudian terdapat arsitek-arsitek senior. Mereka ini lah yang
membantu mengatur jalannya biro arsitektur. Bisa jadi arsitek senior mendapatkan
share profit dari prinsipal dan
partner. Namun bagaimana pun juga mereka tidak ikut ambil kepemilikan akan biro
arsitektur. Di bawah arsitek senior ada arsitek-arsitek profesional yang biasanya
mendominasi populasi di sebuah biro. Arsitek ini lah yang nantinya paling
banyak terlibat dalam produksi-produksi gambar arsitektur.
2. Function-Based
Selain rank-based, organisasi dalam sebuah biro arsitektur juga dapat disusun dengan cara function-based. Organisasi yang disusun secara function-based bisa digunakan dalam biro-biro yang berusia masih muda dengan jumlah staf yang belum banyak. Untuk itu peranan seseorang dalam biro bisa saling tumpang tindih. Sangat memungkinkan ada beberapa staf yang memegang dua peran sekaligus.
Foto: Contoh struktur organisasi biro arsitektur yang function-based
Jika
organisasi rank-based disusun
berdasarkan hirarki peran, organisasi function-based
disusun berdasarkan kepentingan fungsi yang harus diatur. Pekerjaan akan dibagi
berdasarkan fungsi seperti firm operation
dan project operation.
a.
Firm operation
Firm operation mengurus hal-hal yang tidak berkaitan secara langsung
dengan proses desain dalam biro arsitektur. Seperti namanya, staf-staf yang
berurusan dengan firm operation
bertugas untuk mengurus hal-hal operasional biro. Beberapa contohnya seperti business development, marketing dan finansial, public relation, dan juga human resources development. Dalam hal ini,
firm operation berada di bawah
supervisi salah satu partner senior jika ada, atau langsung kepada prinsipal.
b.
Project operation
Tim dalam project operation merupakan tim kecil yang
dibentuk untuk menangani proyek tertentu. Satu tim bisa menangani khusus satu
proyek saja, atau bisa juga menangani banyak proyek sekaligus. Dalam suatu biro
arsitektur, tim inilah yang mendatangkan pendapatan sekaligus pengeluaran paling
banyak, untuk itu perlu dijaga koordinasinya dengan staf-staf dari firm operation. Dalam satu tim project operation biasanya terdiri dari
beberapa peran seperti berikut.
-
Partner in charge
merupakan ketua tim yang menjadi front
person dalam suatu proyek. Biasanya partner
in charge diambil dari salah satu partner-partner prinsipal arsitek. Jika
sebagai prinsipal Anda tidak menggandeng satu pun partner, maka Anda sendirilah
yang harus mengambil posisi ini. Sebagai front
person, partner in charge akan
berperan sebagai perwakilan dari biro dalam rapat bersama klien.
-
Project designer/architect merupakan staf senior yang
paling bertanggung jawab atas konsep utama desain dalam suatu proyek. Project designer/architect juga menjadi lead
author yang memimpin pengerjaan proyek. Selain staf senior, project desiner/architect juga bisa bekerja ganda sebagai partner in charge.
-
Job captain/project manager bertanggung jawab dalam
mengatur flow kerja setiap anggota
tim project operation setiap harinya,
termasuk mengatur jadwal rapat koordinasi dan rapat bersama klien. Project manager juga mengatur progres
produksi gambar serta memeriksa hasilnya sebelum dipresentasikan kepada klien.
-
Architectural designers
biasanya merupakan staf yang mendominasi populasi dalam sebuah biro. Mereka lah
yang bekerja untuk membuat semua gambar-gambar yang dibutuhkan dalam sebuah
proyek baik itu secara manual maupun digital. Mereka juga bisa jadi turut
terlibat dalam proses desain dalam porsi yang berbeda dengan project designer/architect. Untuk itu, terkadang mereka juga ikut dalam rapat-rapat
bersama klien.
-
Administrative staff
bertugas untuk mengurus administrasi dalam proyek seperti misalnya
mempersiapkan dokumen tender dan menyusun database
yang dibutuhkan dalam proyek. Karena tugasnya yang tidak bersentuhan langsung
dengan pekerjaan desain, administrative
staff bisa diambil dari staf firm
operation.
Dua cara di atas, yaitu rank-based dan function-based bisa Anda jadikan panduan dalam menyusun organisasi dalam biro arsitektur. Namun perlu Anda ingat bahwa sesungguhnya sebuah susunan organisasi dalam suatu biro hendaknya disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing biro arsitektur. Antara satu biro dengan biro yang lainnya bisa jadi akan sangat berbeda karena memang kebutuhannya juga berbeda. Dua cara di atas tidak bersifat mutlak, melainkan hanya berupa saran dan panduan. Anda bisa melakukan penyesuaian-penyesuaian di berbagai tempat untuk mendapatkan sebuah susunan organisasi yang cocok untuk biro arsitektur Anda.
Penulis: Raudina Rahcmi