4 Tips Memaksimalkan Komunikasi Dalam Proyek Arsitektur

Komunikasi adalah proses pertukaran informasi yang berlangsung secara dua arah. Prinsip umum komunikasi yaitu bagaimana menyampaikan pesan agar dapat diterima tanpa ada salah paham di antara kedua belah pihak yang terlibat. Jika terjadi kesalahpahaman, maka dapat dipastikan bahwa ada yang salah dengan proses komunikasi yang berlangsung. Komunikasi menjadi suatu hal vital dalam sebuah proyek yang ditangani oleh arsitek. Sebagai seorang konseptor, arsitek harus mampu mengomunikasikan gagasan desainnya dengan baik tanpa terjadi salah paham dengan pihak stakeholder seperti klien, kontraktor, atau tukang. Dengan begitu, desain yang nantinya terbangun akan sesuai dengan konsep awal arsitek. Menurut buku The Architect in Practice yang ditulis oleh David Chappell dan Michael Dunn, komunikasi yang baik dalam proyek arsitektur melibatkan 4 hal berikut ini:

1. Kejelasan informasi

Kejelasan informasi dalam presentasi desain bisa dikaitkan dengan keterbacaan gambar dan juga kemudahannya untuk dipahami oleh orang awam. Untuk itu, setiap kali menyelesaikan sebuah gambar, arsitek perlu melihat ulang gambar yang sudah diproduksinya. Sebagai arsitek, Anda perlu memosisikan diri Anda sebagai salah satu dari stakeholder tersebut dan menilai apakah gambar Anda sudah dapat dibaca dan dipahami dengan mudah atau belum. Tentunya hal ini tidaklah mudah. Penulis The Architect in Practice mengutip kalimat dari arsitek Sir Edwin Lutyens bahwa gambar produksi arsitek seharusnya bisa menjadi sebuah surat kepada tukang yang mampu menceritakan apa saja yang dibutuhkan dan bagaimana caranya untuk mewujudkan sebuah karya arsitektur sesuai dengan desain arsitek. Gambar arsitektur bukanlah sebuah gambar menarik dan digunakan untuk mengesankan klien saja.

Foto: Gambar arsitektur harus jelas dan mampu menyampaikan informasi yang dimaksud. ©Igor Ovsyannyko, unsplash

2. Kepastian dalam penyampaian informasi

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya bahwa komunikasi yang baik adalah komunikasi yang tidak menimbulkan kesalahpahaman di pihak penerima pesan. Oleh karena itu saat arsitek berkomunikasi dengan banyak stakeholder dalam satu proyek, perlu dipastikan bahwa setiap stakeholder memiliki persepsi yang sama. Usahakan untuk menghindari informasi yang multitafsir dan menimbulkan persepsi berbeda. Untuk itu, arsitek perlu memerhatikan cara dalam menyampaikan setiap informasi. Banyak kasus salah paham diakibatkan oleh penggunaan kata-kata yang rancu dan bermakna ganda. Arsitek hendaknya menggunakan kata-kata yang pasti. Contohnya dalam menyampaikan keterangan waktu, hindari penggunaan kata ‘sesegera mungkin’ atau ‘7 hari kemudian’ dan ganti dengan menyebutkan hari dan tanggal tepatnya.

3. Singkat tapi padat

Banyak arsitek yang hebat dalam mendesain namun kurang mampu menyampaikan gagasan desainnya secara lisan maupun tertulis. Banyak arsitek menjelaskan desainnya hingga panjang dengan harapan bahwa klien akan lebih mengerti. Namun sering kali hal ini tidak berjalan seperti itu. Justru penjelasan yang berisi terlalu banyak kata-kata cenderung bertele-tele dan membingungkan. Dalam dokumen tertulis, orang awam juga akan cenderung lelah saat membaca tulisan yang terlalu panjang. Dalam kondisi lelah seperti ini, biasanya mereka hanya mampu menangkap sedikit dari seluruh isi tulisan. Hal ini bisa memperbesar kemungkinan terjadinya salah paham karena informasi tidak diserap secara menyeluruh. Untuk itu, susunlah kalimat yang singkat tapi padat sehingga informasi yang ingin disampaikan bisa diterima dengan lebih mudah.

Hal ini juga berlaku untuk informasi berupa gambar. Terkadang terlalu banyak garis dalam satu gambar akan membuat tukang atau kontraktor bingung saat eksekusi di lapangan. Untuk itu, Anda sebagai arsitek bisa menyiasatinya dengan membuat banyak gambar dengan masing-masing informasi yang berbeda.

4. Komprehensif

Biasanya arsitek akan menganggap bahwa penerima dokumen desain sudah mengerti hal-hal yang berkaitan dengan arsitektur. Namun pada kenyataannya sering kali tidak seperti itu. Cara yang paling mudah adalah dengan beranggapan bahwa penerima dokumen merupakan orang yang awam, sehingga Anda memiliki tanggung jawab untuk menjelaskan segala hal kepada mereka secara komprehensif, lengkap, dan mendetail. Hal ini pasti akan memakan waktu yang lebih banyak. Namun, membuat sebuah dokumen yang komprehensif akan mempermudah komunikasi Anda dengan stakeholder lain nantinya. Tapi perlu diperhatikan juga bahwa seperti yang telah dikatakan sebelumnya, hindari penjelasan yang bertele-tele dan terlalu banyak kata-kata.

.

Satu poin penting dari sebuah komunikasi adalah lawan bicara Anda dapat menangkap informasi yang Anda sampaikan, bagaimanapun cara dan medianya. Keempat hal di atas diharapkan dapat menjadi panduan Anda sebagai arsitek untuk menjalin sebuah komunikasi yang baik dalam proses pengerjaan proyek-proyek Anda. Perlu diperhatikan juga bahwa kelancaran sebuah komunikasi akan sangat bergantung dengan karakter pribadi lawan bicara. Tanpa terpaku pada empat hal di atas, Anda juga harus melakukan penyesuaian dengan mereka.

Penulis: Raudina Rachmi