6 Cara Meningkatkan Produktivitas Kerja Arsitek

Foto: ©startupstockphotos

Sejak duduk di bangku kuliah, mahasiswa arsitektur sering dikaitkan dengan aktivitas bergadang untuk menyelesaikan tugas kuliah. Dengan bangga, sesama mahasiswa arsitektur juga menyatakan bahwa bila seorang mahasiswa arsitektur tidak bergadang berarti orang tersebut belum dapat diakui sebagai mahasiswa arsitektur yang sesungguhnya. Kebiasaan yang kurang menyehatkan ini bahkan sering kali dibawa sampai ke lingkungan kerja. Yang menjadi pertanyaan, apakah memang kuantitas pekerjaan begitu banyak sampai-sampai arsitek tidak memiliki cukup waktu dan harus bergadang? Atau malah disebabkan karena arsitek bekerja kurang efektif dan tidak efisien? Sering kali jawabannya adalah karena arsitek bekerja kurang efektif dan efisien sehingga tidak produktif dan berakhir bergadang setiap malamnya.

Bayangkan, setiap arsitek, bahkan setiap orang, memiliki waktu yang sama, yaitu 24 jam dalam satu hari. Namun, kita dapat melihat perbedaan hasil kerja antara yang satu dengan yang lain. Seseorang dengan waktu satu jam bisa saja menyelesaikan jumlah pekerjaan yang sama dengan seseorang yang mengerjakannya dalam waktu lebih dari itu. Tentunya yang membedakan adalah produktivitas kerja yang satu dengan lainnya. Lantas, bagaimana agar seorang arsitek dapat meningkatkanproduktivitas kerjanya?

1.     Fokus

Di zaman yang sangat maju ini, berbagai informasi dengan mudah masuk melalui smartphone atau perangkat yang anda gunakan untuk bekerja. Masuknya sejumlah informasi tersebut dapat menjadi gangguan (distraction) terhadap ritme kerja anda. Sebut saja e-mail, social media, dan aplikasi WhatsApp, LINE, dll yang tidak henti-hentinya masuk. Banyak di antara kita yang pasti beranggapan bahwa kita memiliki kemampuan multitasking—sembari mengecek notifikasi, kita juga dapat terus bekerja. Namun perlu diketahui, ketika fokus anda terus menerus dialihkan, ritme kerja anda akan terganggu dan anda kesulitan untuk menyelesaikan pekerjaan. Hasilnya, pekerjaan yang seharusnya dapat diselesaikan dalam waktu singkat bisa terhambat dan akhirnya membutuhkan waktu yang jauh lebih lama.

Untuk mengatasi hal tersebut, cara yang paling tepat adalah mematikan notifikasi dalam bentuk apapun yang dapat mengalihkan fokus anda. Alih-alih mengecek perangkat anda setiap saat, anda dapat membagi waktu-waktu tertentu yang dapat dikhususkan untuk hal tersebut. Dengan demikian, ketika saatnya untuk menyelesaikan pekerjaan, anda dapat fokus dan tidak terganggu dengan notifikasi yang masuk.

2.     Analisis langkah-langkah anda dalam menyelesaikan pekerjaan

Ketika anda hendak memulai pekerjaan anda dalam satu hari, coba buat daftar pekerjaan yang harus diselesaikan pada hari itu. Setelahnya, buatlah langkah-langkah mendetail untuk setiap pekerjaannya. Melalui pembuatan list pekerjaan dan langkah-langkah yang menyeluruh, anda dapat menganalisisnya kembali dan memilah mana langkah-langkah yang bisa ditiadakan untuk lebih menghemat waktu. Bila dalam beberapa pekerjaan terdapat langkah-langkah yang sama, anda dapat menyelesaikan bagian pekerjaan yang serupa sehingga anda dapat lebih fokus untuk mengerjakannya.

Misalkan ketika dalam satu hari anda berurusan dengan lima proyek yang berbeda. Dalam kelima proyek tersebut anda akan melakukan review, revisi, dan menggambar detail. Akan lebih efisien bila anda terlebih dahulu me-review semua proyek, setelah itu merevisi masing-masing proyek, dan barulah menggambar detail setiap proyek.

3.     Tentukan prioritas pekerjaan

Dari daftar pekerjaan yang anda buat ketika anda mulai bekerja, alangkah baiknya untuk menentukan prioritas pekerjaan yang harus diselesaikan. Anda dapat membuat prioritas berdasarkan nilai pekerjaan dari yang paling penting hingga yang minor. Anda juga dapat mengurutkan pekerjaan berdasarkan kesukaan anda terhadap pekerjaan-pekerjaan yang ada. Seperti peribahasa: “Bersakit-sakit dahulu, bersenang-senang kemudian”, ada baiknya anda mengerjakan pekerjaan-pekerjaan yang anda paling tidak sukai atau yang paling sukar. Barulah setelah itu anda dapat mengerjakan pekerjaan yang lebih anda senangi.

4.     Otomatisasi pekerjaan bila memungkinkan

Bila dalam sebuah pekerjaan terdapat langkah-langkah yang berulang dan memakan waktu yang banyak, sebaiknya anda mencari tahu apakah langkah-langkah tersebut dapat diotomatisasi. Dengan otomatisasi, anda dapat menghemat banyak waktu dan fokus untuk mengerjakan hal lainnya. Contoh paling sederhana adalah bila anda sering mengirim e-mail dengan isi yang mirip, anda dapat membuat template e-mail tersebut, sehingga Anda tidak perlu membuat e-mail yang sama dari awal setiap kali anda ingin mengirimnya.

5.     Tingkatkan keahlian aplikasi yang dipakai

Sebagai arsitek, kita memakai cukup banyak aplikasi tergantung pada keperluan/kepentingan pekerjaan. Aplikasi seperti AutoCAD dan SketchUp tentunya bukan hal yang asing lagi bagi arsitek. Ketika awal mempelajarinya, tidak sedikit dari arsitek yang mempelajarinya secara otodidak. Hasilnya adalah pengetahuan yang terbatas terhadap aplikasi yang membatasi kinerja kita. Maka dari itu, ada baiknya anda mencari tahu atau mempelajari lebih lanjut tentang aplikasi yang sering anda pakai. Bisa jadi, banyak tools dalam aplikasi yang tidak anda ketahui dan ternyata dapat memudahkan dalam mengerjakan pekerjaan anda. Selain tools, anda juga dapat menguasai lebih banyak shortcut yang mempercepat kinerja anda.

Selain meningkatkan keahlian aplikasi yang sering anda pakai, ada baiknya anda mempelajari aplikasi-aplikasi lainnya yang memiliki potensi untuk meningkatkan produktivitas. Aplikasi BIM (Building Information Modeling) seperti Revit atau ArchiCAD yang mencakup beberapa nomor pekerjaan melalui satu proses pengerjaan patut dipelajari lebih lanjut.

Foto: ArchiCAD adalah salah satu software yang dapat meningkatkan produktivitas ©martinremco, wikimedia commons

6.     Bentuk sebuah kebiasaan yang baik

Sebuah kebiasaan adalah hal yang kita kerjakan berulang-ulang secara otomatis tanpa harus ada usaha untuk memulainya. Bila kita terbiasa untuk jogging setiap pagi, tanpa disuruh dan berusaha, kita akan tetap melakukannya setiap hari. Bila kita terbiasa untuk mengundur pekerjaan yang seharusnya kita kerjakan, tanpa kita sadari hal itu akan terus kita lakukan setiap saat ada hal yang harus dikerjakan. Oleh sebabnya, alangkah baiknya kita membiasakan hal-hal yang dapat meningkatkan produktivitas kita dalam bekerja.

Penulis: Daniel Jiang