Panduan Jitu Mengatur Struktur Organisasi Biro Arsitektur

Sebuah biro arsitekur pasti memiliki staf yang bekerja di dalamnya. Semakin besar sebuah biro arsitektur, maka akan lebih banyak pula staf yang dimilikinya. Pada biro yang sudah berukuran besar, pekerjaan masing-masing staf juga akan semakin spesifik. Semua staf yang ada dalam biro arsitektur, baik jumlahnya sedikit atau banyak, tetap harus diorganisasikan. Dengan membuat sebuah struktur organisasi, setiap staf akan memahami tugas pokoknya masing-masing sehingga overlapping pekerjaan dapat diminimalisir dan kinerja biro akan semakin efektif. Selain itu dengan adanya struktur organisasi, jalur koordinasi dan garis komando antar staf dalam biro juga akan semakin jelas.

Dalam menentukan struktur organisasi yang tepat dalam biro arsitektur, ukuran dan jumlah staf menjadi bahan pertimbangan utama. Biro dengan jumlah staf yang lebih banyak pasti membutuhkan organisasi yang lebih kompleks daripada biro dengan jumlah staf sedikit. Menurut buku Architect: A Candid Guide to the Profession karya Roger K. Lewis, arsitek biasanya membuat organisasi biro melalui dua basis yaitu:

1.     Rank-Based

Organisasiyang disusun dengan cara rank-based biasanya digunakan oleh biro yang sudah cukup besar dengan jumlah staf lebih banyak. Organisasi rank-based ini tersusun berdasarkan hirarki peran dari yang paling atas hingga paling bawah. Sebagai contoh, biro dikepalai oleh seorang founder yang menjadi arsitek prinsipal di hirarki paling atas. Kemudian di bawah arsitek prinsipal terdapat partner-partner yang digandeng oleh arsitek prinsipal. Biasanya masing-masing partner ini memegang peran yang berbeda-beda.

Di bawah partner kemudian terdapat arsitek-arsitek senior. Mereka ini lah yang membantu mengatur jalannya biro arsitektur. Bisa jadi arsitek senior mendapatkan share profit dari prinsipal dan partner. Namun bagaimana pun juga mereka tidak ikut ambil kepemilikan akan biro arsitektur. Di bawah arsitek senior ada arsitek-arsitek profesional yang biasanya mendominasi populasi di sebuah biro. Arsitek ini lah yang nantinya paling banyak terlibat dalam produksi-produksi gambar arsitektur.

2.     Function-Based

Selain rank-based, organisasi dalam sebuah biro arsitektur juga dapat disusun dengan cara function-based. Organisasi yang disusun secara function-based bisa digunakan dalam biro-biro yang berusia masih muda dengan jumlah staf yang belum banyak. Untuk itu peranan seseorang dalam biro bisa saling tumpang tindih. Sangat memungkinkan ada beberapa staf yang memegang dua peran sekaligus.

Foto: Contoh struktur organisasi biro arsitektur yang function-based

Jika organisasi rank-based disusun berdasarkan hirarki peran, organisasi function-based disusun berdasarkan kepentingan fungsi yang harus diatur. Pekerjaan akan dibagi berdasarkan fungsi seperti firm operation dan project operation.

a.     Firm operation

Firm operation mengurus hal-hal yang tidak berkaitan secara langsung dengan proses desain dalam biro arsitektur. Seperti namanya, staf-staf yang berurusan dengan firm operation bertugas untuk mengurus hal-hal operasional biro. Beberapa contohnya seperti business development, marketing dan finansial, public relation, dan juga human resources development. Dalam hal ini, firm operation berada di bawah supervisi salah satu partner senior jika ada, atau langsung kepada prinsipal.

b.     Project operation

Tim dalam project operation merupakan tim kecil yang dibentuk untuk menangani proyek tertentu. Satu tim bisa menangani khusus satu proyek saja, atau bisa juga menangani banyak proyek sekaligus. Dalam suatu biro arsitektur, tim inilah yang mendatangkan pendapatan sekaligus pengeluaran paling banyak, untuk itu perlu dijaga koordinasinya dengan staf-staf dari firm operation. Dalam satu tim project operation biasanya terdiri dari beberapa peran seperti berikut.

-         Partner in charge merupakan ketua tim yang menjadi front person dalam suatu proyek. Biasanya partner in charge diambil dari salah satu partner-partner prinsipal arsitek. Jika sebagai prinsipal Anda tidak menggandeng satu pun partner, maka Anda sendirilah yang harus mengambil posisi ini. Sebagai front person, partner in charge akan berperan sebagai perwakilan dari biro dalam rapat bersama klien.

-         Project designer/architect merupakan staf senior yang paling bertanggung jawab atas konsep utama desain dalam suatu proyek. Project designer/architect juga menjadi lead author yang memimpin pengerjaan proyek. Selain staf senior, project desiner/architect juga bisa bekerja ganda sebagai partner in charge.

-         Job captain/project manager bertanggung jawab dalam mengatur flow kerja setiap anggota tim project operation setiap harinya, termasuk mengatur jadwal rapat koordinasi dan rapat bersama klien. Project manager juga mengatur progres produksi gambar serta memeriksa hasilnya sebelum dipresentasikan kepada klien.

-         Architectural designers biasanya merupakan staf yang mendominasi populasi dalam sebuah biro. Mereka lah yang bekerja untuk membuat semua gambar-gambar yang dibutuhkan dalam sebuah proyek baik itu secara manual maupun digital. Mereka juga bisa jadi turut terlibat dalam proses desain dalam porsi yang berbeda dengan project designer/architect. Untuk itu, terkadang mereka juga ikut dalam rapat-rapat bersama klien.

-         Administrative staff bertugas untuk mengurus administrasi dalam proyek seperti misalnya mempersiapkan dokumen tender dan menyusun database yang dibutuhkan dalam proyek. Karena tugasnya yang tidak bersentuhan langsung dengan pekerjaan desain, administrative staff bisa diambil dari staf firm operation.

Dua cara di atas, yaitu rank-based dan function-based bisa Anda jadikan panduan dalam menyusun organisasi dalam biro arsitektur. Namun perlu Anda ingat bahwa sesungguhnya sebuah susunan organisasi dalam suatu biro hendaknya disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing biro arsitektur. Antara satu biro dengan biro yang lainnya bisa jadi akan sangat berbeda karena memang kebutuhannya juga berbeda. Dua cara di atas tidak bersifat mutlak, melainkan hanya berupa saran dan panduan. Anda bisa melakukan penyesuaian-penyesuaian di berbagai tempat untuk mendapatkan sebuah susunan organisasi yang cocok untuk biro arsitektur Anda.

Penulis: Raudina Rahcmi